La fel ca și Google, Yandex, Twitter, Facebook și alte companii IT din întreaga lume, Simpals a trecut la regimul de lucru la distanță. Cum să mențineți eficacitatea muncii în echipă pe durata carantinei, o vom ilustra prin exemplul proiectului Studii.md, care, actualmente, elaborează funcționalități pentru învățământul la distanță în școlile din RM.

Andrei Matcovschi, managerul proiectului Studii.md, a explicat modul de organizare a procesului de muncă, a instrumentelor și a sarcinilor urgente în regim de muncă la distanță.

– La ce lucrează momentan echipa Studii.md?

Lucrăm la elaborarea funcționalităților noi pentru platforma Studii.md, care vor permite elevilor și profesorilor să continue procesul de învățământ pe timp de carantină, învățând la distanță.

Pentru a realiza această sarcină, în proiectul Studii.md sunt implicate trei echipe. Prima echipă dezvoltă funcționalitatea nouă pentru învățământul la distanță, numită „Temă pentru acasă pentru elevi”. Cea de-a doua echipă se ocupă de conectarea școlilor la acest sistem. Iar cea de-a treia oferă suport informativ tuturor celor care utilizează platforma.

Pe Studii.md deja sunt disponibile tutoriale cu instrucțiuni de utilizare pentru profesori, elevi, părinți și administrația școlii. Planificăm să creăm mai multe tutoriale, pentru ca utilizatorii să poată găsi răspunsuri la toate întrebările legate de funcționalitatea platformei, precum și să înțeleagă cum să folosească noile opțiuni în mod independent.

– Cum ați reușit să organizați munca la distanță a acestui proiect, știind că, până în prezent, echipa a conlucrat doar la birou? Cât de greu a fost?

Problema de trecere la formatul de lucru la distanță constă în faptul că oamenii nu sunt obișnuiți să coopereze în astfel de condiții. Adesea, este dificil să transmiți o idee doar prin chat, fără vreo demonstrație vizuală.

Când o echipă mare lucrează la o sarcină, este important ca toți să lucreze concomitent. Fiecare membru al echipei trebuie să înțeleagă ce face și în ce mod munca sa afectează alți membri, și vice-versa. Platforma Studii.md include 4 aplicații și aproximativ 8 servicii. Deci, atunci când undeva apar schimbări, trebuiesc modificate și celelalte. O astfel de colaborare dintre sistemele informaționale trebuie bine gândită.

În general, principiile de lucru la distanță ale echipei Studii.md puțin se deosebesc de cele obișnuite. Unica diferență este că deja avem conferințe online, pe care le combinăm cu lucrul cu tabelele. Iar sarcinile de bază sunt realizate în task manager, ca și mai înainte.

– Cum se desfășoară munca la distanță a echipei Studii.md?

Avem cel puțin 3 conferințe online pe zi: dimineața, la amiază și seara. Fiecare membru al echipei comunică volumul de lucru pe care a reușit să-l facă și ce nu a reușit, ce probleme sau dificultăți a întâmpinat în îndeplinirea unei sarcini.

Actualmente, echipa activează conform metodologiei „Scrum Kanban”, analiza muncii se efectuează zilnic, iar rezultatul acesteia se afișează pe panou. Lucrul prin metoda „Kanban” presupune realizarea doar a unei singure sarcini, adică, echipa elaborează doar o funcție, și sarcina este clară și transparentă pentru fiecare membru al echipei.

Pe lângă aceasta, organizăm și conferințe de grup. Echipa de bază a proiectului Studii.md constă din 12 persoane. 3-4 membri lucrează împreună la o sarcină, de aceea ei nu doar participă la întâlniri comune, dar și desfășoară propriile conferințe. De asemenea, sunt alți membri care sunt permanent disponibili și lucrează prin intermediul chat-ului comun Zoom.

– Ce instrumente folosiți?

Pentru apeluri video și conferințe online utilizăm platforma Zoom, pentru chat-uri – Telegram, pentru crearea și realizarea sarcinilor – Bitrix și Jira. De asemenea, pentru lucru, utilizăm tabelul Miro. Acesta este un instrument foarte comod, care permite vizualizarea tuturor elementelor apărute, discutate și modificate în proiect.

– Cine și în ce mod stabilește sarcinile?

Pentru stabilirea sarcinilor folosim programul Jira. Acest serviciu este foarte ușor de folosit.

Lucrul cu care începem ziua de muncă este corectarea greșelilor. Fiecare elaborare (fie un buton, o fereastră nouă sau un instrument adițional) are o instrucțiune detaliată – documentație în care, de exemplu, sunt incluse modificările care pot apărea în design, răspunsul de la tastatură și ce trebuie să apară în fiecare câmp separat.

Toate sarcinile sunt formate în baza documentației și sunt precizate acțiunile fiecărui angajat. În cadrul proiectului Studii.md, am stabilit că fiecare dintre cei implicați își întocmește de sine stătător sarcinile, deoarece este comod și clar.

De asemenea, Jira înregistrează timpul folosit pentru o singură sarcină. Aceasta ne permite să înțelegem ce lucruri consumă cel mai mult timp și din ce motiv.

– Cum faceți față dezvoltărilor urgente în astfel de condiții?

Momentan, din cauza situației de criză și a necesității urgente de a elabora un produs calitativ în termen restrâns, echipa Studii.md a crescut de 3 ori. Așadar, există echipa de bază a dezvoltatorilor, echipa Mass-media Simpals și 999.md, care ne ajută și ne consultă. Pentru a reuși în cel mai scurt timp, am completat și cadrele administrative, care sunt implicate în conectarea școlilor la sistem și informarea acestora. Deci, echipa a crescut cu 20 de persoane.

În timp ce elaborezi un produs în termen foarte scurt, trebuie să ții mereu cont de faptul că clienții devin prioritari. Astfel, prioritatea Studii.md sunt elevii. Încercăm să soluționăm cât mai curând problemele existente, deoarece deja 88 de școli au solicitat conectarea la sistem, iar 40 dintre ele au început colectarea datelor.

Sistemul Studii.md este unic, deoarece toate setările lui au fost create în conformitate cu sistemul nostru de învățământ.

În loc de concluzie

Tuturor celor care lucrează de acasă pe timpul carantinei, le oferim sfaturi utile despre cum să-și mențină productivitatea:

– Stabiliți-vă orele de muncă și rugați familia să nu vă deranjeze în acele ore.

– Mențineți tempoul și dispoziția de muncă pe tot parcursul orelor de muncă.

– Urmăriți sarcinile stabilite pentru dvs. și țineți legătura cu echipa.

– Faceți pauze mici pentru a vă dezmorți și pentru a vă odihni.

– Amenajați spațiul de muncă cu masă, scaun sau fotoliu comod; aerisiți bine încăperea.

P.S. Ce beneficii are trecerea la regimul de muncă la distanță? „Mi-am dresat motanul să aducă mingea”.🤣